従来のグループウェアの問題点は社員の意思で情報を入手する方式でした。つまり自分で見るという意識が必要!その為積極的に情報を活用する人とそうでない人が存在することになり、情報活用が十分なされないという問題がありました。またメールやスケジュール管理、掲示板程度の利用に終わってしまい、本来のワークフローのような仕組みを構築できないでしまい、社内の評価が低くなってしまうという事例も見受けられます。
例えば、単なる掲示板ではなく、ワークフローとして指示した人に、その結果報告が自動的に回覧させれる仕組みが求められます。そうしないと何を指示したのか?、指示したことが確実になされているのか?といった確認が出来なくなります。こうした事務報告ルーチンを自動化することで、確実な業務の遂行を支援できるわけです。