小売業での定型文書とグループウェアでの対応事例
現状の書類 | 書類の目的 | 対応の仕組み |
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店長日誌 | 一般的な営業報告書です。店長の全体所感を記録し本部や他の店舗でも閲覧し参考にするものです。 | 営業報告書を利用します。閲覧者がこれを見て【業務連絡】をすることが出来ます。 |
作業日報 | 一般職向けの業務報告書となります。 | 店長以外のバイヤーなどの日報になります。閲覧した人が【業務連絡】をすることが出来ます。 |
販促スケジュールの閲覧 | メーカーのキャンペーン情報を登録し、誰でも閲覧できることでお客様の問合せに対応する仕組みです。 | 社内スケジュールの機能を利用します。行事タイトルを販促計画名に変更して登録します。 |
事故報告書 | 店舗や駐車場での事故報告 | 掲示板を利用し、【事故】【万引き】【金銭事故】をカテゴリーとして登録することで検索が容易になります。 |
万引き処理報告書 | 学校関係者の場合、先生に会ったときに謝れた時に知らなかったでは問題があるため、報告させるものです。 | 掲示板を利用し、【事故】【万引き】【金銭事故】をカテゴリーとして登録することで検索が容易になります。 |
金銭事故報告書 | レジなどの金銭事故報告です。 | 掲示板を利用し、【事故】【万引き】【金銭事故】をカテゴリーとして登録することで検索が容易になります。 |
苦情処理報告書 | お客様からのクレームと対処報告を記載して報告するもの | クレームに登録します。クレームも色々なカテゴリーを設定することで検索を容易に実現できます。 |
注文承り表 | お客様からの受注明細と店舗の控え、後で受注内容を確認することがある。価格や盛り付け内容など。 | 独立した掲示板に受注日、受注先、金額などを登録します。 |
修繕・補修依頼 | 店舗などで発生する案件を記入、ものによっては業者への手配状況の履歴が必要になる。 | 独立した掲示板を用意し、担当者にメールを送るか、又は業務連絡で対応するようにします。 |
出張命令簿兼旅費精算書 | 仮払い申請など決済が必要なもの | 各種申請・承認のワークフローを利用します。 |
訃報 | 関係者への連絡や葬儀などのスケジュール報告 | ニュースに登録します。 |
査察などの緊急連絡 | 電話で対応しきれない場合に利用、一斉通達を行いたいケース | 掲示板に登録後、ニュース掲載とメール配信を実現します。 |